قررت أن تنظّم مركزك ببرنامج حقيقي؟ خطوة ممتازة. وأكثر ما يسأل عنه أصحاب المراكز في البداية: ماذا أفعل أولاً؟ هذا الدليل يرتّب لك إنشاء مركز على PTset من أول دقيقة حتى أول جلسة محجوزة، حتى لا تضيع وقتاً في إعدادات ليس وقتها الآن. وإذا لم تكن تعرف PTset بعد، فهو منصة لإدارة مراكز العلاج الطبيعي والتأهيل بالعربية والإنجليزية.
الخطوة 1: أنشئ حسابك وفعّله
- افتح صفحة إنشاء الحساب واكتب اسمك وبريدك وكلمة مرور قوية.
- يصلك كود تفعيل على البريد. اكتبه في الصفحة لتفعيل الحساب.
- لم يصل الكود؟ راجع مجلد الرسائل غير المرغوب فيها (Spam)، وتأكد أن البريد مكتوب صحيحاً.
هذا الحساب هو حساب المالك: منه تدير اشتراكك ومراكزك وفروعك كلها.
الخطوة 2: ابدأ بالباقة المجانية
لا تحتاج لدفع أي شيء لتبدأ. اختر الباقة المجانية وجرّب المركز بالكامل، ثم انتقل لباقة مدفوعة عندما يكبر فريقك أو تفتح فرعاً جديداً. قارن بين الباقات في صفحة الباقات والأسعار.
الخطوة 3: أنشئ مركزك واختر رابطه
من «أضف مركزاً» اكتب:
- اسم المركز كما سيظهر في الإيصالات والتقارير وصفحة الدخول.
- الدولة: منها تُضبط العملة والمنطقة الزمنية.
- رابط المركز بحروف إنجليزية صغيرة، مثل ptset.com/elagi. هذا هو الرابط الذي يدخل منه فريقك وحالاتك، فاختره قصيراً وسهل التذكر.
- الهاتف والعنوان والشعار، ويمكنك تعديلها لاحقاً.
بعد ثوانٍ يصبح مركزك جاهزاً بقاعدة بيانات مستقلة خاصة به.
الخطوة 4: اتبع «دليل إعداد المركز» الذي يبدأ وحده
عند دخولك مركزك لأول مرة يبدأ دليل خطوة بخطوة تلقائياً. اتبعه بهذا الترتيب لأنه الترتيب الصحيح:
بيانات المركز واللغة والعملة
راجع العنوان والهاتف، واختر المنطقة الزمنية لمدينتك وعملتك. كل مواعيد الجدول وكل مبالغ الفواتير تعتمد عليها.
الإعدادات
أهم خطوة في الإعداد كله: التخصصات، ونموذج الحالة، والجدول، وقواعد الموظفين، والإشعارات، والفواتير. مُرّ على كل قسم مرة واحدة.
أيام ومواعيد العمل
شغّل الأيام التي يعمل فيها المركز واكتب مواعيدها، وفترتين إذا كنتم تغلقون في منتصف اليوم.
الخدمات والأسعار
ستجد قائمة خدمات جاهزة. أوقف ما لا تقدمه، وأضف الناقص، وراجع سعر كل خدمة. قائمة الأسعار الأساسية تُبنى منها تلقائياً، وأضف قوائم أخرى فقط للباقات أو التأمين أو التعاقدات.
صفحة مركزك على الإنترنت
صفحة الدخول هي أيضاً صفحة مركزك العامة: أضف أرقامكم وواتساب وموقعكم ووصفاً قصيراً.
الخطوة 5: أضف فريقك وحدد صلاحياتهم
بعد إعداد المركز يبدأ دليل الفريق:
- أضف الأخصائيين: لكل منهم حسابه، ويرى جدوله وجلساته وراتبه.
- أضف موظف الاستقبال في مجموعة السكرتارية ليحجز ويستلم المدفوعات.
- الصلاحيات: الإعدادات الجاهزة بداية آمنة، فغيّر فقط ما يحتاجه مركزك.
- فئات الأجر وطريقة المحاسبة: راتب ثابت، أو بالجلسة، أو نسبة، لتُحسب المرتبات وحدها كل شهر.
- الحضور: يسجل الفريق حضوره بمسح كود QR الخاص بالمركز.
الخطوة 6: سجّل أول حالة واحجز أول جلسة
الآن مركزك جاهز للعمل الحقيقي. سجّل أول حالة، ثم احجز جلستها من الجدول. وإذا كانت جلساتها متكررة فاحجزها مرة واحدة متكررة بدلاً من حجز كل جلسة وحدها. اقرأ نصائحنا في دليل جدولة الجلسات في مركز العلاج الطبيعي.
كم يستغرق الإعداد؟
يختلف ذلك حسب حجم المركز، لكن هذا ترتيب واقعي لأغلب المراكز:
- أول 10 دقائق تقريباً: الحساب والباقة وإنشاء المركز.
- ساعة إلى ساعتين: بيانات المركز والإعدادات والخدمات والأسعار ومواعيد العمل.
- يوم إلى يومين: إضافة الفريق وتدريبه، وتسجيل الحالات الحالية وحجز جلساتها.
نصيحة: ابدأ بأسبوع تجريبي
شغّل PTset بجانب طريقتك الحالية لمدة أسبوع: سجّل الحجوزات والمدفوعات فيه، وراجع النتائج مع الفريق في نهاية كل يوم. بعد الأسبوع ستعرف ما يحتاج تعديلاً في الإعدادات، ثم انتقل إليه بالكامل وأنت مطمئن. وتذكّر أن كل إعداد يمكن تغييره لاحقاً، فلا تتوقف طويلاً عند خطوة واحدة.
أخطاء شائعة في أول أسبوع
- إضافة الفريق قبل ضبط الخدمات والأسعار، ثم إعادة الحسابات من جديد.
- تجاهل المنطقة الزمنية والعملة، فتظهر المواعيد والمبالغ خطأ.
- إدخال كل البيانات القديمة مرة واحدة. ابدأ بالحالات الحالية، وأدخل القديم تدريجياً، أو ارفعه من Excel من صفحة النسخ الاحتياطي.
- عدم تدريب الفريق. أرسل لهم رابط المركز، ودعهم يستخدمون زر «أرِني كيف».
لن تكون وحدك
- بجوار كل خيار علامة شرح، وفي كل صفحة زر «أرِني كيف».
- مركز المساعدة وفيديوهات الشرح على قناة PTset على يوتيوب.
- دعم بالعربي على واتساب.
- كل جديد يصلك تلقائياً، وتابعه في ما الجديد.
وما زلت تقارن بين البرامج؟ اقرأ لماذا PTset.
ابدأ الآن: أنشئ حسابك مجاناً، أو اطّلع على الباقات، أو تحدث معنا على واتساب ونساعدك في إعداد مركزك.
