في كل مركز علاج طبيعي تتكرر نفس المشكلات: أخصائي محجوز في موعدين، وحالة مسجلة مرتين باسمين مختلفين، ودفعة سُجلت مرتين، وسعر كُتب خطأً، وجلسة حُذفت ولا أحد يعرف من حذفها. هذه أخطاء التسجيل في مركز العلاج الطبيعي لا تضيع الوقت فقط، بل تضيع المال وثقة الحالات. في هذا المقال نوضح كيف يتعامل PTset معها على ثلاث مراحل: يمنع الخطأ قبل الحفظ، وينبهك أثناء العمل، ويسمح لك بإصلاحه بعده.
أولاً: قبل الحفظ، يمنع الخطأ من البداية
الحجز المزدوج
عند نقل جلسة في الجدول يظهر مكانها الجديد بلون واضح: أخضر إذا كان كل شيء سليماً، وبرتقالي للتحذير إذا كان الأخصائي مشغولاً في هذا الوقت أو خارج مواعيد عمله، وأحمر إذا كانت للحالة جلسة أخرى في نفس الوقت. فترى المشكلة قبل أن تحفظ. اقرأ المزيد في دليل جدولة الجلسات.
الحالات المكررة
عند تسجيل شخص جديد، تُفحص أرقام الهاتف والبريد ورقم الملف أثناء الكتابة: إذا كان الرقم مسجلاً لشخص آخر يظهر تنبيه مع رابط لفتح ملفه. وفي مصر، كتابة الرقم القومي تملأ تاريخ الميلاد والنوع تلقائياً، فلا أخطاء في الكتابة.
الحالة التي لم تُسجل بياناتها بعد
إذا حجزت حالة تقييماً قبل أن تعرف بياناتها، سجّلها حالة مؤقتة بالاسم والهاتف فقط. وعندما تكتمل البيانات تدمجها مع ملفها الحقيقي، فتنتقل جلساتها ومدفوعاتها وتقييماتها إليه دون تكرار.
الأسعار والرسوم
السعر لا يُكتب باليد في كل مرة؛ يأتي من قائمة الأسعار المختارة للحالة (أساسية، أو باقة، أو تأمين، أو تعاقد). وعند اختيار حالة الجلسة يُحسب المبلغ تلقائياً: الحضور بسعر الجلسة، والاعتذار برسوم الاعتذار، والغياب برسوم الغياب، والإلغاء بلا رسوم. كما يعرض نموذج الحجز تكلفة الجلسات قبل الحجز.
ثانياً: أثناء العمل، ينبهك قبل أن يتراكم الخطأ
الدفعات المكررة
إذا حُفظت دفعة لنفس الحالة وبنفس المبلغ مرتين خلال 10 دقائق، يسألك PTset أولاً قبل الحفظ. وإذا حذفت دفعة بالخطأ، يظهر زر تراجع لثوانٍ.
الجلسات بلا أخصائي
الجلسات التي لها موعد وليس لها أخصائي بعد تظهر في صف خاص أعلى جدول اليوم، فلا تُنسى.
الحضور والانصراف
من ينسى تسجيل انصرافه يصله تنبيه ليرسل تصحيحاً (وقت خروجه والسبب) قبل موعد محدد. وإذا فعّل المركز ذلك، تلتقط شاشة الحضور صوراً عند مسح البطاقات للمراجعة.
ما لم يُنجز
تنبيهات بالتقييمات المستحقة التي لم تُحجز، والمهام المتأخرة، وتنبيهات الجلسات التي يرسلها الأخصائي للإدارة عند وجود مشكلة.
البيانات التي لم تُحفظ
إذا أُغلقت صفحة نموذج قبل الحفظ، يحتفظ PTset بما كتبته في المتصفح ويعرض عليك استعادته عند العودة.
ثالثاً: بعد الخطأ، تستطيع أن تعرف وتصلح
سلة المحذوفات
الجلسة المحذوفة لا تختفي؛ تذهب إلى سلة المحذوفات مع من حذفها ومتى ومن أي صفحة، وتخرج من الجداول والفواتير والمرتبات والتقارير حتى تسترجعها.
سجل التغييرات
تعديلات الجلسات تُسجَّل، فتعرف ما الذي تغير ومن غيّره.
إعادة حساب الأجور
إذا عدّلت إعدادات المرتبات لشهر سابق، تعرض إعادة حساب الأجور الأجر القديم والجديد لكل جلسة قبل الحفظ، مع سبب التعديل وإمكانية التراجع.
الصلاحيات
كل مجموعة (مدير، سكرتارية، أخصائي...) ترى وتفعل ما يسمح به دورها فقط، فتقل الأخطاء من الأصل، وأي تغيير في الصلاحيات يمكن التراجع عنه من السجل.
نسخ بياناتك
تصدير بياناتك إلى Excel متاح في أي وقت، ومع الباقات المدفوعة نسخ احتياطية تلقائية.
نصيحة: البرنامج يقلل الأخطاء، والعادات تمنعها
أفضل نتيجة تأتي عندما يجتمع البرنامج مع عادات بسيطة: تسجيل كل شيء في وقته، وحساب مستقل لكل موظف، ومراجعة سريعة في نهاية اليوم. وإذا كنت ستبدأ من جديد فاتبع دليل إنشاء مركزك على PTset لأول مرة، وتجد الشرح في مركز المساعدة وعلى قناة PTset على يوتيوب.
جرّب بنفسك: أنشئ حسابك مجاناً، أو اطّلع على الباقات، أو تحدث معنا على واتساب ونريك كيف يعمل ذلك على مركزك.